A un paso de comenzar

Guía práctica de cobranzas de deudas para PYMEs
Guía práctica de cobranza para Pymes

Como emprendedor, probablemente te has visto en la incómoda situación de tener deudas impagas que pueden poner en riesgo la continuidad de tu negocio, ya que una de las principales razones de por qué las pequeñas y medianas empresas (Pymes) fracasan en Chile, es porque no tuvieron claridad de cómo controlar y gestionar el nivel de sus deudas contraídas.

Y no solo nos referimos a las deudas que pueden tener los propios emprendedores, sino que también de la; cobranza de deudas que ellos mismos deben realizar a sus clientes.

El problema, es que muchas personas realizan estos trámites solos y sin una asesoría adecuada que los oriente para que el proceso sea exitoso, lo que puede traer como resultado, pérdidas en tiempo y recursos para el negocio.

En esta guía te entregaremos todas las soluciones posibles para generar cobros a tus clientes de la manera más adecuada, y también, consejos prácticos para salir de las deudas de tu propio negocio.

Llena el formulario para descargar la guía en formato PDF

Cobranza de Deudas

1. Organízate como PYME para no incurrir en impagos

En esta guía abordaremos diversos temas para sobrellevar y por sobre todo, solucionar los casos de clientes morosos que contratan productos o servicios de una PYME.

Pero antes, es importante ser conscientes que nosotros también podemos ser futuros deudores, por lo tanto, también debemos plantearnos las siguientes preguntas: ¿cómo evitar que mi Pyme entre en mora? ¿Cuánta deuda puede soportar mi Pyme? ¿Cómo logro que mis clientes paguen a tiempo para no llevar mi negocio al fracaso?

Sabemos que como emprendedor te haces estas preguntas todos los días y que buscas a como dé lugar que el endeudamiento no afecte la continuidad de tu negocio.

Porque una de las principales razones de por qué las pequeñas y medianas empresas (Pymes) fracasan en Chile es porque no supieron controlar el nivel de deudas contraídas en la operación de la empresa.

De acuerdo al sitio web Emprendedores.cl, entre los errores que cometen las Pyme en la gestión de sus deudas están:

  • Falta de control de créditos y cobranzas
  • Desconocimiento del estado financiero de la empresa
  • Fallas en el control presupuestario

Estas falencias se suman a las tradicionales causas de endeudamiento de las Pymes:

  • Clientes no pagan o demoran en pagar
  • Proveedores exigen pago inmediato
  • Las deudas superan los activos
  • Gastan más de lo que ganan
  • Operan a crédito solamente
  • Sólo funcionan con cuotas o a plazo
  • Descuidan el flujo de caja
  • Desconocen la liquidez diaria del negocio

En muchas ocasiones, clientes que demoran en pagar o simplemente no pagan ponen en problemas el balance de la Pyme, por el desfase en el plazo y los gastos propios del negocio que necesitan de ese capital para operar.

Hoy en día, la práctica común es que las ventas se paguen entre 30 y 150 días después de emitir la factura. Entre tanto, la Pyme igualmente debe cubrir sus costos de forma mensual, como sueldos, IVA, contribuciones e imposiciones.

Sin embargo, otras veces el problema de endeudamiento es responsabilidad de la Pyme misma, cuando tiene problemas para pagar a proveedores o cumplir con sus gastos administrativos.

Este cúmulo de problemas aumenta el número de deudas impagas hasta convertirlas en mora, luego de un número de días corridos desde la fecha de vencimiento. En el caso de un crédito bancario, este tiempo es de 89 días, pero varía en una relación comercial según lo que diga el contrato del producto o servicio prestado.

Muchas veces, mediante un control eficaz de la estructura de gastos y costos y un flujo de caja eficiente, la Pyme puede evitar el sobreendeudamiento o, mejor aún, verse obligada a acogerse a la Ley de Insolvencia y Reemprendimiento, o bien declararse en quiebra.

Soluciones a la vista

Son varias las soluciones contables y administrativas para contrarrestar las deudas impagas antes de que se transformen en mora, y finalmente en una deuda inmanejable.

Asimismo, trabaja con condiciones de pago flexibles, como anticipos, crédito y cuotas, e incentivos para el pago adelantado. Idealmente, la Pyme pactará de forma anticipada días y lugares de pago, así como las posibles modificaciones. Por ejemplo, realizar un cobro de 60% al contado y 40% a plazo de 30 días.

  • Incluye cláusulas de pago en el contrato. Hay que estipular bien todos los formatos de pago del bien o servicio, indicando claramente en el contrato el tipo de unidad monetaria aceptada, las formas de pago (cuotas, con anticipo, por porcentaje de avance, fechas determinadas, etc.), y desglosar el detalle de los montos y el período de pago (diarios, semanales, quincenales, mensuales, anuales).

Y recuerda que tu contrato de bienes o servicios se rige bajo la Ley del Consumidor, ya sea si eres proveedor o cliente en la relación comercial.

  • Ten un inventario de activos actualizado. Saber exactamente qué tiene la Pyme para vender a buen precio y obtener un buen margen, te ayudará a tener una idea clara de qué bienes de valor para liquidar tiene y cuándo, en caso de que tengas necesidad de conseguir ingresos adicionales.

Para ello, debe considerar la depreciación mensual de valores de bienes muebles (equipamiento y bienes raíces) y su variación en valorización mediante la Unidad de Fomento (UF). Idealmente, la Pyme tendrá claridad del valor de sus activos cada 6 meses como mínimo.

  • Elabora el presupuesto de efectivo trimestral. Planificar por trimestre ayudará a que la Pyme ordene sus finanzas de forma coherente con su entrega de resultados y contabilidad.

Entre los ítemes a incluir en este plan están:

  1. Compra de mercadería e insumos (mensual)
  2. Aumentos en efectivo y porcentuales (mensual)
  3. Gastos administrativos mensuales y anuales (sueldos, arriendos, contribuciones, seguros y servicios básicos, bonos de productividad)
  4. Gastos ventas mensuales y anuales (comisiones, promociones y publicidad) 
  • Visualiza los gastos fantasmas. Hay ciertos costos que se dan por sentado en la contabilidad, y se pierden en el total.

Si la Pyme tiene problemas para pagarlos, puede comenzar a solucionar este problema visualizando estos montos de forma separada, como son el caso del:

  1. IVA
  2. Costos de envío o despacho.
  3. Arriendos
  4. Contribuciones
  5. Intereses crédito
  6. Multa prepago
     
  • Reduce los costos fijos. Evalúa los gastos innecesarios para tu Pyme, como subcontrataciones o asesorías.

En paralelo, optimiza tus costos operacionales y administrativos; por ejemplo, suma tu Pyme a alguna cooperativa de compra de insumos, o paga por adelantado las deudas más complejas como créditos o deudas morosas si tu negocio genera un ingreso extra (ten en cuenta la multa por pagar adelantado).

  • Compara ventas, cobros y compras en línea y en tiempo real.

La Pyme puede utilizar una planilla Excel o cualquier otro formato de organización contable que permita visualizar de forma simultánea cómo avanzan estos ítemes de pago.

  • Evalúa las oportunidades de financiamiento enfocadas en Pymes como Factoring y Leasing. Si tu Pyme necesita comprar equipamiento o solventar un gasto importante y no tiene el monto en efectivo total, y tampoco quiere endeudarse, el financiamiento mediante factoring y leasing es una alternativa viable y confiable.
    • En el leasing, la Pyme compra a plazos un activo productivo como maquinaria mediante pagos periódicos que ésta determina con la empresa de leasing. No se trata de un crédito, sino de un “arriendo” que culmina con la compra del bien.
    • Sus ventajas incluyen que no hay deuda financiera, le da un respiro a la caja al no haber grandes sumas de dinero que desembolsar, y la Pyme puede usar los recursos disponibles en otros proyectos o para consolidar el negocio. Este formato de financiamiento es particularmente ideal para emprendimientos que están empezando o Pymes que buscan crecer.
    • En tanto, el factoring o factorización consiste en que la Pyme “vende” sus facturas o cuentas por cobrar a una empresa financiera especializada. Los emprendimientos ocupan esta modalidad para financiar los desfases de tiempo entre una venta y un pago. Entre sus ventajas están:
      1. Liquidez y rapidez. Hay dinero en efectivo inmediato (24 horas).
      2. No es deuda. La Pyme vende un activo financiero reconocido y legal, como es la factura. Tampoco aparece como deuda en el sistema financiero.
      3. Es fácil de obtener. En comparación con un crédito o línea de crédito con una financiera.
      4. No paga impuestos de timbres y estampillas.
  • Aprovecha los perdonazos y oportunidades del Estado. Tanto la Tesorería General de la República como el Servicio de Impuestos Internos (SII) tienen programas de condonación de los intereses y multas por impuestos impagos.

Cada institución tiene sus procedimientos y requisitos para optar a esta facilidad. Puedes consultar más aquí:

Conclusión

Hay ciertos imponderables que como Pyme no puedes controlar, como una crisis económica, baja de precios en el mercado, o bien el quiebre de un cliente.

Pero cuando se trata de las deudas que contrae tu empresa, la gestión de éstas queda en tus manos.

Evita acumular muchas deudas impagas para que no se transformen en una mora que termine comiéndose las finanzas de tu negocio.

No obstante, si tu Pyme alcanza un punto en que las deudas superan la capacidad de pago, o un cliente se niega a pagar, entonces evalúa contratar asesoría legal para solucionar este problema de cobranza, o bien considera contratar una empresa de cobranza que te ayude.

2. Cómo evitar que una deuda afecte la contabilidad de tu empresa

Imagina que la deuda total de tu PYME supera los activos totales de la empresa. Esto quiere decir que la contabilidad del negocio está en problemas.

¿Cómo llega la empresa a esto? No ocurre de la noche a la mañana.

Normalmente, es producto de un deterioro financiero que lleva tiempo. Cuando la empresa finalmente lo nota, probablemente ya está involucrada en un juicio de cobranza por deudas impagas, el banco ya no le otorga más crédito, o bien reporta resultados con pérdidas consecutivas.

Un desafío para emprendedores y empresarios en general es detectar a tiempo esta situación antes de que se convierta en insolvencia.

Si lo hacen bien, pueden implementar iniciativas que sanen la contabilidad de esa deuda antes de que se descontrole, y evitar verse obligados a cerrar, vender, o bien acogerse a la ley de quiebras, oficialmente conocida como Ley de Reorganización y Liquidación de Empresas y Personas (Ley N°20.720).

¿Cómo evitar la insolvencia de la empresa antes de tiempo?

Son diversas las medidas que un empresario o emprendedor puede implementar para evitar la insolvencia antes de tiempo. Entre ellas están:

Recalcular la razón de endeudamiento antes y después de nuevas deudas

Ratios financieros hay muchos, pero la contabilidad de la empresa debe manejar éste al revés y derecho. Es una relación financiera que indica el porcentaje de activos de una empresa proporcionales a la deuda.

Esta ecuación consiste en la división del total de activos por el total de pasivos, totalidades que comprenden:

  • Pasivos corrientes y pasivos a largo plazo.
  • Activos corrientes, fijos y variables.

Según explica Enciclopedia Financiera, si el ratio de deuda es alto, es que la empresa está altamente apalancada. A mayor ratio, mayor riesgo para las operaciones y para la capacidad de endeudamiento de la empresa.

Pagar la deuda prioritaria

Antes de incurrir en nueva deuda, ordena y compara el endeudamiento que ya tiene tu empresa según:

  • Fecha de vencimiento
  • Intereses
  • Multas y sanciones
  • Monto de cuotas
  • Monto final
  • Garantías como hipotecas o bienes de la empresa

Evalúa la prioridad de pago considerando todas estas variables; si la deuda suma intereses muy altos, está por vencer, conlleva multas y sanciones por incumplimiento muy costosas, o bien el monto en cuotas que tiene ya no lo puedes manejar, o te das cuenta que estás pagando un monto final demasiado alto.

Quizás es más importante para tu empresa liquidar aquellas deudas por vencer que tienen una garantía asociada, como tu casa o un bien necesario para la operación de la empresa.

Anticiparse a la ley y contabilizar los arriendos como deuda desde ya (NIIF 16)

Bajo el nuevo sistema contable basado en las normas internacionales NIIF (o IFRS por sus siglas en inglés), a partir del 1 de enero de 2019 las empresas en Chile ya no podrán contabilizar los pagos futuros de arrendamientos operativos como gastos. Desde esta fecha, pasan a ser deuda.

Este cambio bajo la norma NIIF 16 tendrá un impacto significativo en la contabilidad, sobre todo en empresas que dependen del arriendo de inmuebles (bienes raíces) o bien equipamiento (activos) para operar mediante leasing.

Así, el cambio contable afectará particularmente la contratación de arriendos que se materialicen o funcionen por más de un año.

Este cambio en la normativa implica que las empresas reportarán mayor endeudamiento, mayores gastos por intereses, e influenciará el cálculo del Ebitda ya que el gasto de amortización cambiará.

Según la consultora de contabilidad y auditorías Deloitte, la NIIF 16 significará cambios en cómo la empresa en materia de:

  • Análisis de amortizaciones
  • Juicios de arrendamiento
  • Sistemas y procesos de arriendo
  • Cláusulas y contratos de arriendo
  • Contratos de leasing

Reestructurar deuda

En la mayoría de las ocasiones, las empresas reestructuran sus deudas ya sea porque no pueden cumplir con los pagos dentro de un plazo o simplemente no tienen dinero para pagar.

Este proceso de renegociación adelanta el pago de parte de la deuda original y repacta el pago del diferencial con una nueva obligación.

Sin embargo, la reestructuración puede pasar totalmente desapercibida en la contabilidad si es que la nueva deuda no tiene términos sustancialmente diferentes con la deuda original, según explica la firma consultora Ernst & Young.

Si es una deuda sustancialmente diferente a la deuda inicial, del punto de vista contable este monto es “dado de baja” en el balance de pasivos financieros.

En cambio, si no lo es prácticamente todo sigue igual para la contabilidad.

¿Cómo saber si la nueva deuda es sustancialmente diferente o no?

La normativa contable chilena exige realizar dos pruebas para analizar la diferencia entre la deuda original y la deuda reestructurada, dependiendo del caso según explica E&Y:

Test cuantitativo o test del 10%
  1. Calcular los flujos futuros de la deuda nueva incluyendo capital, intereses y
    cualquier tipo de comisiones de reestructuración.
  2. Descontar los flujos futuros de la deuda nueva calculados en el Paso 1, utilizando el tipo de interés efectivo de la deuda original
  3. Comparar la cifra resultante del Paso 2 con el costo amortizado en el balance de la deuda original (utilizando también el tipo de interés efectivo de la deuda original).

- Si la diferencia es mayor que el 10 %... La modificación es “sustancial”.

- Si la diferencia es menos que el 10%... Se aplica el test cualitativo.

Test cualitativo

Considerando el porcentaje que salió en el Test del 10%, la contabilidad debe observar variables como:

  • Cambio de moneda
  • Cambios en el nivel de subordinación de la deuda
  • Cambios significativos en el plazo de vencimiento,
  • Cambios significativos en el interés.

¿Qué pasa en la contabilidad si la deuda es sustancialmente diferente?

La empresa debe “dar de baja” la deuda origina en el balance general y reconocer la nueva por su valor razonable. La diferencia entre ambos importes quedará visualizada en los resultados generales.

Asimismo, deberá reconocer las comisiones incurridas en la reestructuración contra resultados.

¿Y si la deuda reestructurada es igual a la original del punto de vista contable?

La empresa simplemente debe reconocer las comisiones de reestructuración contra el saldo de la deuda en sus pasivos totales y recalcular el tipo de interés efectivo (considerando los nuevos flujos).

¿Conviene que la nueva deuda sea distinta o igual a la anterior?

De acuerdo a E&Y, las empresas en general prefieren que la reestructuración de la deuda sea considerada igual que la versión anterior.

Esto es porque no cambia el resultado contable o bien no genera diferencias para contabilizar las comisiones pendientes del antiguo préstamo como las comisiones de la reestructuración.

En cambio, si el nuevo préstamo es considerado «distinto», el nuevo balance debe reconocer la diferencia entre ambos importes contra la cuenta de resultados generales. Y las nuevas comisiones por reestructuración también se reconocen contra resultados.

Adelantar las cuentas por cobrar mediante factoring

El factoring o factorización electrónica consiste en que la empresa “vende” sus facturas o cuentas por cobrar a una empresa financiera especializada, conocida como empresa de factoring o factor.

Sus ventajas incluyen:

  • Anticipa el flujo de cuentas por cobrar.
  • Liquidez y rapidez. Hay dinero en efectivo inmediato, en hasta 24 horas.
    No es deuda. La Pyme vende un activo financiero reconocido y legal, como es la factura. Tampoco aparece como deuda en el sistema financiero.
  • Es fácil de obtener. En comparación con un crédito o línea de capital con una financiera.
  • No paga impuestos de timbres y estampillas.
  • La empresa de factoring se hace cargo de la cobranza.
  • Disminuye la evasión tributaria

Normalmente, las Pymes y los emprendimientos ocupan esta modalidad para financiar desfases de tiempo o descalces entre una venta y el pago de la cuenta por cobrar.

Entre otras importantes razones que llevan a las empresas a optar por el factoring están:

  • Falta de liquidez
  • Extender plazos de pagos a clientes deudores
  • Liberar recursos
  • Tercerizar la cobranza

Según explica la Bolsa de Productos de Chile, del punto de vista contable, el registro del factoring dependerá de si el cliente deudor de la empresa paga o no la cuenta pendiente, y de si el factoring se entregó con o sin recurso.

Sin embargo, al igual que la reestructuración de deuda, la empresa no debe esperar hasta el último minuto o llegar a niveles insostenibles de deuda para optar por el factoring.

El hecho de que sea una alternativa de financiamiento de más fácil acceso que un crédito bancario, no significa que el contrato de factoring sea llegar y llevar. Queda en manos de la empresa de factoring evaluar si la empresa solicitante del servicio está en condiciones de tomar esta herramienta financiera.

Conclusión

Los empresarios y emprendedores pueden evitar que el endeudamiento de su negocio se vuelva insostenible.

Para lograrlo, deben implementar medidas que faciliten la cobranza, premiar el pago anticipado, y eviten la acumulación de deudas impagas.

Asimismo, existen alternativas para evitar que la deuda dañe la contabilidad de la empresa, como los mencionados anteriormente.

No obstante, si el dueño o administrador del negocio no admite que el endeudamiento es un problema, o no es capaz de tomar las decisiones necesarias para mantener un nivel sano de deuda, estos mecanismos sólo tendrán un efecto temporal.

3. Los pasos necesarios antes de contratar una empresa de cobranzas

Ya vimos los posibles escenarios y soluciones en el caso de que tu negocio se vea sobrepasado por deudas.

Ahora, también es común que empresas de todos los tamaños deban pasar por la situación de entablar relaciones comerciales para vender sus productos o servicios a clientes que se demoran más de la cuenta en pagar.

O peor aún, existen también escenarios donde los clientes simplemente desisten en pagar una deuda por el solo hecho de que no les pareció el servicio/producto contratado.

Si has pasado por esto, lo más probable es que como dueño de PYME tengas que preocuparte de solucionar el problema de las deudas de clientes morosos absolutamente solo, y tal vez con poco conocimiento en finanzas, lo que traerá como consecuencia pérdidas en tiempo y recursos para tu negocio.

¿Es factible para mi PYME contratar una empresa de cobranzas?

Las empresas de mayor tamaño tienen la capacidad de contratar grandes y reconocidas empresas de cobranzas, principalmente por el alto número de clientes con las que trabajan.

Sin embargo, para las pequeñas empresas, contratar una empresa de cobranzas puede conllevar gastos adicionales que los CEO en ocasiones consideran innecesarios.

Pero como mencionamos al comienzo de este post, en la mayoría de las empresas, y de todos los tamaños, existen clientes con tendencia a retrasarse en los pagos, generando así facturas vencidas y, por ende, desórdenes financieros.

Por lo mismo queremos explicarte los pasos necesarios al momento de contratar una empresa de cobranzas para una PYME.

¿Qué pasos debo seguir antes de contratar una empresa de cobranzas?

Las empresas de cobranza son las responsables de recuperar millones de pesos cada año, por lo mismo es relevante la importancia de evaluar bien qué tipo de empresa o agencia de cobranzas se va a contratar para tu negocio.

1- Que sea una empresa reconocida: lo primero y más importante, es que sea una empresa con experiencia en el mercado, profesional y que esté familiarizada con la industria.

No todas las empresas de cobranza serán siempre una buena opción, ya que pueden existir inescrupulosos que se hacen pasar por agencias de cobro fraudulentas que finalmente lo que logran es estafar a sus clientes.

2-Una empresa especializada en la industria: todas las empresas tienen un foco específico o apuntan a un tipo de clientes en particular.

Lo mismo pasa con las empresas de cobranza, por lo mismo, es importante que antes de contratar los servicios de una de ellas,  te asegures que efectivamente se enfoca o tiene los conocimientos prácticos para tu industria o nicho, ya que de este modo habrá más probabilidades de saldar las deudas de manera más rápida.

Para estar seguro de que la empresa de cobranzas que quieres contratar cumplirá con todas tus necesidades, pregúntales cuántos clientes han trabajado en su industria y cuál es su tasa de recuperación.

Te recomendamos que para dar con la empresa de cobranzas idónea para tu nicho, hables con profesionales, como tu abogado o contador, o llama a alguna organización comercial y solicita referencias.

3- La importancia del trato y la experiencia: para nadie es agradable tener que cobrar deudas, por lo mismo, el hecho de contar con un equipo experto en cobranzas te hará salir de la situación de tener que ser tú quien deba llamar y solucionar los pagos atrasados.

Las empresas de cobranzas son contratadas porque son expertas en esta área, y las personas que allí trabajan saben exactamente cómo tratar con deudores o incluso con aquellos clientes que no pueden -o quieren- pagar nada en absoluto.

Los expertos saben exactamente con qué persona hablar al momento de realizar los cobros de la empresa deudora, mientras que a su vez, pueden ofrecer varias opciones de pago diferentes.

4-¿Qué tácticas usará la empresa para generar los cobros?: en lo que a cobranzas respecta, claramente que al contratar una empresa de cobros, el nombre y reputación de tu PYME pasará a estar a cargo de dicha empresa. Por lo mismo,  debes asegurarte que el cobrador de deudas no utilice métodos de cobranza que perjudiquen a tu negocio.

Por ejemplo, si en la empresa de cobranzas se niegan a negociar en caso de que la empresa deudora esté pasando por tiempos financieros difíciles no es ilegal, pero es probable que no sea una situación cómoda.

Por lo mismo, es relevante que antes de firmar el contrato con la empresa de cobranzas, tengas claridad sobre cómo será la metodología que utilizarán para cobrar deudas,y luego armen en conjunto una estrategia de cobranza que se adapte a los principios de tu PYME.

5-¿Cómo será la comunicación entre mi negocio y la empresa de cobranzas?: para algunos dueños de PYMES, genera ansiedad cuando se genera el contacto entre un cliente y una empresa de cobranza, ya que quieren mantenerse informados de todo lo que está pasando.

Sin embargo, hay otros que prefieren ser contactados una vez que la deuda ha sido saldada.

Independiente cuál sea el método de comunicación interna que exista, es importante establecer desde un principio con qué frecuencia se le informará sobre cada proceso, y así saber si contarás o no con una persona de contacto asignada a la que puedas llamar cuando tengas dudas.

Bajo este mismo punto, es importante que acuerdes con la empresa que vas a contratar, que generen informes periódicos sobre su actividad, para que así tengas el historial en detalle de cada cliente deudor.

Esperamos que estos consejos sean de utilidad al momento en que decidas trabajar mano a mano con una empresa de cobranzas, ya que finalmente te ayudará a ordenar tus finanzas internamente y evitar malos ratos y dolores de cabeza innecesarios.

4. Ayuda a tus deudores a pagar con estas 5 técnicas de cobranzas

Todos somos conscientes de lo desagradable que es tener que cobrar deudas, pero tampoco nos gusta que nos deban dinero. Pasar por estos malos ratos, inlcuso llegar hasta juicios y sus costos asociados, son situaciones que sin duda todo el mundo quiere evitar.

Independientemente de si eres persona o empresa, también está en tus manos hacer lo posible para lograr que te paguen lo que te deben y evitar el momento en que un deudor se vea incapaz de pagar.

Para eso adopta las siguientes técnicas de cobranza para que ayudes a quienes contraen una deuda contigo a pagar, estableciendo una relación de confianza y oportunidad.

1. Definir cuándo comenzar a cobrar

La relación con un amigo, proveedor o un cliente cambia cuando se debe exigir el pago atrasado de una deuda u otro tipo de obligación.

Así que dependiendo del deudor y del tipo de deuda, es necesario que la persona o empresa sepa cuándo exactamente comenzar a cobrar. Si serán después de 30 o 60 días, o más, todo dependerá del tipo de relación establecido.

No es lo mismo cuando se trata de dinero comprometido en un documento legal, como un contrato de prestación de servicios, que fija fechas de pago y cobranza, comparado con cobrar una deuda informal, que no cuenta con el respaldo de un documento, que normalmente consiste de préstamos por montos y plazos acodados entre pares en base a un acuerdo verbal.

2. Hacerle un recordatorio amable

Evita el conflicto y la controversia al inicio. A medida que se acerca la fecha de pago, contacta al deudor a través de distintos medios (medio telefónico, e-mail, visita a su oficina) y recuérdale de su deuda amablemente.

Muchas veces, el tono conciliador evitará que el deudor se asuste o se ponga a la defensiva. Y le dará la oportunidad de “recordar” que tenía ese pago pendiente.

3. Preguntarle por qué no puede pagar

Si sigue sin pagar, llama sólo para conversar. Muchos necesitan que los escuchen y explicar su situación; sienten que están entrampados y sin salida. Si observan que estás dispuesto a escuchar, la misma conversación puede generar ideas que faciliten el pago.

Sé empático y ofrece la posibilidad de evaluar un plan de pago adecuado a sus capacidades e ingresos que les permita pagar lo que te deben.

Asegúrate también de conocer el historial de pago del deudor antes de consultarle sus razones; puede suceder que la mora sea consecuencia de la repactación de un cobro anterior, o bien es la primera vez que no te paga.

Mantén un tono neutral y elige bien tus palabras. Documenta todo lo que el deudor te diga y déjale una copia de lo conversado; agradecerá tu disposición y transparencia.

4. Llevar el asunto a sus trabajos u oficinas

Llamar a sus celulares puede generar mayor rechazo y hasta provocar un mayor conflicto, al sentirse invadidos en su espacio privado. En cambio, ubicarlos en sus oficinas los obliga a enfrentar la situación de forma cordial y correcta; evitarán el conflicto para que sus trabajadores u colegas no se enteren de que deben dinero.

5. Dejar la pelota en su lado de la cancha

Contacta al deudor y establece un plazo específico para que cumpla con la obligación, que sea dentro del período legal de cobro de una obligación, explicándole que así evitará ir a juicio. Puedes hacerlo directamente o bien contratar a un abogado especialista en cobranzas.

Normalmente, los morosos responden ante una nueva oportunidad de pago, excepto por aquellos que no tienen capital o simplemente no quieren pagar.

6. Acordar pagos que beneficien a ambos

Conversa con tu deudor un plazo de recepción de pagos parciales en montos que beneficien a ambos.

En esta etapa muchas personas logran acuerdos que permiten saldar lo adeudado en parte o en su totalidad.

Conclusión

Ayuda a tus deudores a que te paguen. Recordatorios constantes y planes de seguimiento a morosos permitirán que tus bolsillos o los flujos de caja de tu negocio sigan saludables y libres de deudas de terceros.

Sin embargo, habrá momentos en que simplemente la educación y buenos modales no servirán, y es entonces cuando deberás llamar a tu abogado, contratar una empresa de cobranza, o iniciar un juicio.

5. Usa la cláusula de cobranza para evitar demoras en pagar la deuda

Si quieres saltarte el paso anterior y evitar atrasos con los pagos de parte de tus clientes, o bien aclarar desde un principio cómo será el proceso de cobranza de una cuenta por cobrar, deja todo por escrito en una cláusula de cobranza.

Esta disposición en el contrato comercial será tu aliada si buscas reducir el riesgo de confusiones o demandas legales por culpa de deudas impagas o morosas por parte de clientes o potenciales deudores.

Para ayudarte, te explicamos las actuales alternativas de cláusulas de pago de deuda disponibles en el mercado que puedes ocupar como base:

  • Cláusula de aceleración

Es usual encontrarla en los contratos de crédito de dinero, que permite a los acreedores (instituciones financieras) hacer exigible hoy lo que el deudor debe por no cumplir con los pagos pactados en un plazo de tiempo determinado.

Un contrato entre privados (no bancos) también puede ocupar este documento civil. Para eso, lo puedes copiar y adecuar, estableciendo que en caso de mora de una o más cuotas en un tiempo determinado la obligación se considera vencida, facultándote para cobrar la totalidad de la deuda.

  • Cláusula de cobertura adicional en caso de fallecimiento del asegurado

La utilizan las empresas aseguradoras para realizar el pago de las deudas contraídas por el titular del seguro principal que no se estén amparadas específicamente por un seguro de desgravamen.

¿Cómo redacto una cláusula de cobranza?

En ambos casos, es importante que la cláusula quede escrita en términos facultativos y no imperativos, que permitan al acreedor cobrar la totalidad o no de la deuda sin que se preste a interpretaciones.

En la redacción de la cláusula de pago de deuda deberás indicar claramente:

  • Partes involucradas: seas tú el titular o tu representante legal, así como tu contraparte.
  • Vigencia: si se regirá por el mismo período que el contrato principal, o tendrá una fecha de vencimiento diferente.
  • Plazo de pago: si es diario, semanal, mensual, trimestral o anual.
  • Modo de pago: en efectivo o mediante títulos de valores como letras, cheques, pagarés, facturas.
  • Intereses y multas: definir según el plazo de atraso del pago de la deuda. 
  • Prescripciones de los documentos legales: el cheque y los vale vista tienen fecha de vencimiento, y podrían caducar antes de que la totalidad de la deuda quede cancelada.
  • Cláusula de reconocimiento de deuda: si acuerdas con el cliente la posibilidad de que demore en pagar sin que rija una multa o interés, añade la opción de firmar una cláusula que reconozca la demora y el monto total de ésta.
  • Firma ante notario: deja claramente estipulado que tanto el contrato como la cláusula serán autorizadas ante notario dentro de un período de tiempo definido. Recuerda que sin este respaldo legal el cobro de una deuda impaga se complica
  • Resoluciones judiciales: añade al escrito que en caso de desavenencias o situaciones que contravengan el contrato base y la cláusula de cobranza serán resueltas en los tribunales de justicia.

Conclusión

Una cláusula de cobranza te ayudará a evitar malos ratos con personas o clientes que demoran en pagar, o lisa y llanamente no quieren pagar lo que te deben.

Este documento legal es particularmente útil cuando retomas un negocio con un cliente que tuvo problemas de pago en el pasado.

Su confección te otorgará seriedad y transparencia a toda la relación comercial, ya que te protegerá tanto a ti como a tu cliente de potenciales malos entendidos o abusos.

6. ¿Cómo respaldar las cuentas para que el deudor las reconozca?

Si tus deudores no han podido pagar las deudas, no te desesperes y considera como última opción llevar a juicio a tu deudor. Eso no es suficiente para lograr que te pague lo que te debe, así que piénsalo otra vez.

Sucede que un deudor que es citado a confesar deuda puede no reconocer deuda ante tribunales o alegar que la firma es falsa si el monto adeudado aparece en un documento privado sin valor de escritura pública o validez legal (cheques, letras o pagarés) que no esté con la firma de notario.

Si no hay reconocimiento de deuda, te espera un largo procedimiento mediante un juicio ordinario en tribunales para comprobar que existe deuda.

Esto te obligará a gastar recursos y tiempo que no tenías presupuestados.

Así que anticípate y adopta las siguientes medidas para que nadie cuestione el dinero que te debe:

Documentar y acreditar la firma

Si dentro del plazo de tres días desde que es citado a confesar, el deudor alega que la rúbrica es falsa, como acreedor debes probar la autenticidad de la firma ante un juez. Si la resolución es a tu favor, puedes presentar un juicio de cobro de deuda o juicio ejecutivo, que obligará al deudor a pagar.

No te quedes solo con el documento donde aparece la firma y la cuenta por pagar de tu deudor. 

Para acreditar la firma, formaliza la firma del documento mediante un sistema digital de calendario (agenda electrónica), saca fotos del momento y asegúrate de que haya una retroalimentación posterior en la que la persona confirme que firmó, y que fue de mutuo acuerdo y libre de presiones.

Notarizar y guardar copia de todo

Reúne todos las facturas, contratos, cheques, letras o pagarés vigentes que no estén firmados ante notario, y notarízalos. Y asegúrate de guardar una copia digital además de la que quedará en la notaría.

También guarda copias físicas de facturas, instrumentos privados de reconocimiento de deuda o correspondencia firmada, es decir, todos los documentos en los cuales quede registrado el cobro pendiente.

Para iniciar un juicio ejecutivo, deberás presentar la copia del cuadriplicado del cobro efectivo. Es la única copia a la cual la ley otorga valor de título ejecutivo. Las otras copias del cobro sirven para juicios ordinarios.

Revisar la caducidad de la deuda

Las acciones judiciales para cobrar una deuda tienen un plazo determinado por ley; hasta 3 años para las acciones ejecutivas y hasta 5 para las ordinarias. Por ejemplo:

  • Las acciones ejecutivas de pago de deuda que surgen de un cheque, letra y pagaré solo tienen vigencia de 1 año.
  • Las facturas prescriben en 5 años.

En tanto, algunos documentos pierden eficacia o valor porque caducan antes de ser cobrados. Tal es el caso de los cheques, que vencen dentro de 60 o 90 días, dependiendo del giro. Mientras, las letras o pagarés vencen únicamente cuando son A la Vista y no se presentan a cobro dentro de 1 año desde que fueron aceptados o suscritos.

Sacar provecho de la factura electrónica

En el caso de una deuda comercial, para que una boleta o factura pueda ser cobrada mediante juicio, debe cumplir con los siguientes atributos:

  • Que no haya sido reclamada.
  • Que su pago sea exigible y que la acción de cobro no esté prescrita.
  • Que detalle el recibo de mercaderías entregadas o el recibo de servicios prestados, indicando el recinto o la prestación del servicio que corresponde.

Para ahorrar confusiones o malos entendidos, saca provecho de la validez legal y confianza de la información que entrega la boleta de honorarios electrónica y la factura electrónica.

Ambos documentos de compraventa son válidos ante el Servicio de Impuestos Internos (SII). En el caso de la factura digital, reemplaza a las facturas tradicionales de papel, así como las notas de crédito, notas de débito y guías de despacho.

Conclusión

Siempre está la posibilidad de que el deudor no reconozca su deuda, por muchos papeles que acrediten lo contrario o todas las facilidades que le entregues para que pague a tiempo. Si estos documentos no cuentan con la firma del notario, es más difícil usarlos como prueba de que existe un pago pendiente.

Por ende, prepara con anticipación el proceso de cobranza. Documenta todo el proceso de cobro y pago. Evita malos entendidos registrando todas las veces que solicitas el pago de tu deuda.Deja todo por escrito y notarizado de ahora en adelante para evitar nuevos malos entendidos. Y nunca inicies un juicio ejecutivo cuando la deuda está por vencer.

No obstante, si continúas teniendo problemas de cobranza, evalúa contratar asesoría legalque te ayude a organizar el cobro de la deuda pendiente, o bien tercerizar el servicio a una empresa de cobranza.

7. Prepararse para el juicio si el deudor no reconoce la deuda

Ahora, ¿qué pasaría si un deudor niega la deuda? ¿Si no reconoce la firma que aparece en el pagaré o cheque? ¿Y si la preparación de la vía ejecutiva no prosperó?

Si te haces estas preguntas, es que como acreedor de una deuda no cuentas con un documento válido jurídicamente (conocido como título ejecutivo) para hacer valer el pago de una deuda ante tribunales.

Al no contar con este respaldo, no puedes iniciar un juicio ejecutivo, que está enfocado precisamente en hacer cumplir las obligaciones o deudas.

La única alternativa que te queda es iniciar un juicio ordinario, en el cual debes comprobar que existe una deuda en primer lugar.

Este proceso es lento y puede significar un gasto de recursos, tiempo y esfuerzo que no tenías contemplado.

¿En qué consiste un juicio ordinario de pago de deuda?

El juicio ordinario sigue las mismas etapas que cualquier otro juicio civil:

1. Presentas la demanda.

2. El juzgado notifica al deudor.

3. El deudor tiene 15 días hábiles para presentar su defensa, formular sus excepciones, y hasta contrademandar al acreedor, conocido como reconvención.

4. El acreedor tiene un plazo de 12 días hábiles para replicar y refutar lo que argumenta el deudor, rindiendo pruebas que considere necesarias.

  • Son 3 días hábiles para contestar las excepciones y 9 días para contestar la reconvención.

5. El deudor tiene derecho a presentar una última defensa o argumentación, conocida como Dúplica.

6. El juez llama a una conciliación para terminar el juicio 10 días hábiles después de que las partes terminaron de presentar sus defensas. Puede resultar con o sin acuerdo.

    • En la audiencia de conciliación, el juez examina las cuestiones relativas a la legitimación procesal, es decir, que se encuentren las personas afectadas o sus representantes legales, correctamente identificados y con los poderes que se les otorgó y luego se procede a procurar la conciliación, la cual está a cargo del conciliador adscrito al juzgado.
    • Si no hay acuerdo entre las partes, se podrán solicitar más pruebas, que deben ser entregadas en 10 días.
7. Con las nuevas pruebas, el juez dicta resolverá y dictará sentencia dentro de los 15 días siguientes.
    • En caso de que el juez necesite examinar documentos o expedientes voluminosos, el plazo puede ampliarse a 25 días. Una vez dictada la sentencia se lleva a cabo la notificación de la misma a las partes.

8. Si la resolución no es beneficiosa para alguna parte, ésta puede presentar un recurso de apelación ante un tribunal superior (Apelaciones) o un recurso de casación cuestionando el proceder legal del juez o el procedimiento seguido en el juicio.

9. En el caso de que la sentencia se realice y nadie la cuestione, se procede entonces a cumplir con el fallo. En esta instancia, si la resolución es en tu favor, el juzgado ordena el pago de la deuda. Si el deudor no tiene dinero para pagar, se ordena el remate o subasta de bienes del deudor hasta generar el monto del pago adeudado, y los gastos asociados al juicio (intereses, honorarios de cobranza, etc.).

En caso de que el deudor sólo tiene la subasta o remate como medio para pagar lo que te debe, este plazo puede extenderse por bastante tiempo.

Prepara tu defensa

Para que este proceso judicial sea expedito y resulte en tu beneficio, anticípate a la defensa del deudor.

Ordena bien tus argumentos y prepara respuestas completas ante cualquier posibilidad de que la defensa de tu demandado pueda cuestionar la deuda, siguiendo estos consejos:

  • Presenta una demanda a prueba de balas. Para eso hazte asesorar por un abogado especialista en juicios ordinarios por cobro de deudas.
  • Junta todos los documentos y pruebas relacionadas a la deuda, desde primeras cotizaciones hasta el email o carta en la cual le recordaste por enésima vez a la persona que tiene una cuenta por pagar.
  • Ordena estos antecedentes de forma cronológica, y facilita su lectura o revisión destacando los hitos importantes.
  • Especifica el número de documentos públicos o privados que tengan relación con cada hecho, así como si están o no a tu disposición (puede haber una copia perdida, por ejemplo).
  • Proporciona los nombres y apellidos de testigos que hayan presenciado los hechos relativos.
  • Sé claro y conciso al argumentar. No dejes que la emociones se apoderen de tu defensa. El juez evaluará hechos y pruebas, no sentimientos.

Conclusión

Agota todas las instancias prejudiciales antes de iniciar un juicio ordinario para cobro de deuda. Es un procedimiento que puede costarte tiempo y recursos que no tenías contemplados.

Idealmente, habrás hecho todo para facilitar el pago o renegociar nuevos plazos o cuotas para que tu deudor cumpliera con lo debido.

Si aún así la persona o cliente se niega a pagar o simplemente el deudor no reconoce la deuda, ciertamente la vía judicial ordinaria te ofrece más garantías y respaldos que la instancia privada.

Y recuerda siempre oficializar documentos con la firma de notario, para que puedas iniciar un juicio ejecutivo, que está enfocado en el cobro de deudas, para lograr el pago.

 

8. ¿Cómo retomar la relación comercial después de la cobranza?

Imagina que has realizado la cobranza de una deuda, o en el peor de los escenarios, tuviste que ir a juicio para llegar a un acurdo por medio de parámetros legales.

Luego de enfrentarse a la tensión que genera el no pago de un contrato, muchas veces nos cuestionamos cómo seguir adelante con esa relación comercial.

Antes de continuar debemos poner algunas variables sobre la balanza. ¿Podemos volver a confiar en el cliente?, ¿es conveniente darle una segunda oportunidad?Para tomar la decisión más beneficiosa para tu PYME, te recomendamos seguir los pasos a continuación:

1-Evaluar si conviene restablecer la relación comercial

Lo primero que debemos analizar es si el no pago o atraso es un hecho puntual o reiterado. Revisa si vale la pena darle una segunda oportunidad a esta relación comercial o si está generando un desgaste o costo adicional para la empresa. El tiempo y energía puesta en la cobranza también tienen un valor.

¿Qué consecuencias traerá el término del negocio? En este punto, lo principal es considerar qué tan importante es dejar de percibir esos ingresos versus los problemas que está generando. 

Probablemente el tiempo que tu PYME está destinando perseguir el pago podría ser invertido en otro cliente u otra gestión.

2-Revisar los acuerdos de pago

En caso de acuerdo verbal, no tendrás nada por escrito para revisar. Por eso, si se trata de una obligación natural, puedes apelar a una figura llamada proceso de monitoreo del Código General del Proceso. En este blog, te explicamos cómo cobrar una deuda sin documentos. 

Puede que  mantener este tipo de acuerdo con un cliente que registra problemas o atrasos con los pagos en reiteradas ocasiones, no sea beneficioso.

Por otro lado, en caso de que efectivamente exista un contrato, lo mejor es analizarlo cláusula a cláusula. De esta de manera, tendrás claro cuáles fueron incumplidas y podrás abordarlas con detalles al minuto de definir si ambas partes siguen trabajando juntas.

3-Dejar todo estipulado en el contrato

Reglas claras conservan la amistad. ¿Tienes claro cuándo podrías empezar con la cobranza? Como vimos en el blog Ayuda a tus deudores a pagar con estas 5 técnicas de cobranza, es esencial que la persona o empresa sepa claramente cuándo el deudor debe pagar, cuándo está atrasado, si es que este atraso traerá multas y cómo se resolverá lo adeudado.
 

Luego de haber revisado el acuerdo existente tendrás claridad sobre qué cláusulas debes sumar o modificar para que la relación continúe en buenos términos. Lo que puede estar claro para ti, no necesariamente puede estarlo para la contraparte. Lo ideal es no dejar espacio para errores o confusiones.

4-Retomar la buena relación

Si tras analizar los puntos anteriores y tomar las medidas pertinentes decides retomar la relación comercial, lo mejor será que empieces desde cero.

Como en toda relación interpersonal, lo mejor es superar el problema y volver a confiar. Si tomaste la decisión de seguir adelante es porque evaluaste qué es lo más favorable para tu empresa.

Para que no haya más confusiones, una buena alternativa es dejar todo por escrito. De esta manera tendrás un respaldo de cada acción. Es decir, dejar registro de todos los acuerdos decididos entre las partes, no solamente las cláusulas contractuales.

Asimismo, hacer una reunión formal de recomposición de relaciones es una forma de marcar el antes y después del impasse. De esta manera se reconoce, internaliza y supera.

Conclusión

Si después de cobrar una deuda difícil piensas terminar una relación comercial, el análisis de estos puntos te ayudará a tener un visión más práctica de qué hacer después de la cobranza.

Hay medidas simples que pueden ordenar el sistema de pagos y aliviar la tensión entre tú y tus clientes o proveedores. Implementarlas podría evitar que termines con una relación comercial que es beneficiosa para tu negocio, pese al problema de pago de deuda.