Cobranza de deudas

Todo sobre la cobranza de obligaciones que te deben


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Todo sobre la cobranza de deudas y sus juicios respectivos

 

Introducción

En la actualidad no es una realidad extraña la de tener algún tipo de deuda, sea con casas comerciales, bancos, el crédito con aval del estado, entre otras, debido principalmente a que en nuestro país se han facilitado infinitamente los requisitos para obtener crédito, por lo mismo, es que hay que conocer todo lo relacionado a la obtención de un crédito, así como también la etapa de cobranza respecto de este, para que de esta manera podamos utilizar esta herramienta financiera con conocimiento, evitando las posibles consecuencias negativas de su uso, tanto cuando somos nosotros quienes cobramos, como cuando a nosotros nos están cobrando.

 

1. Tipos de deudas

1.1 Los títulos ejecutivos

1.2 ¿Cuáles son títulos ejecutivos?

2. Tipos de documentación de deudas

2.1. Factura versus Boleta de Honorarios versus Nota de cobro

2.2. Contrato ante notario versus contrato sin notariar

2.3. Pagaré versus reconocimiento de deuda versus cheque

2.4. Orden de compra versus contrato de prestación de servicios o venta

2.5. El valor de la escritura pública

2.6. Entrega con factura versus entrega con guía de despacho

2.7. Pros y contras generales

3. ¿Qué hacer cuando no nos pagan?

3.1. Consideraciones antes de cobrar

3.2. La cobranza pre o extra judicial

3.3. La cobranza judicial

3.4. Cobranza judicial de factura, pagaré y cheques

3.5. Cobro judicial de un contrato

3.6. Cobro de honorarios

4. Tabla de títulos y procedimientos

5. Recomendaciones para respaldar deudas

5.1. Títulos recomendados

5.2. Documentar y acreditar firma

5.3. Archivo de documentos

5.4. La prescripción

5.5. Cláusulas recomendadas

6. Castigo de deudas

7. Contrato de empresas de cobranza

8. ¿Cómo retomar relaciones comerciales después de una cobranza?

 

1. Tipos de deudas

Como ya decíamos, actualmente es tan fácil conseguir crédito, y existen tantas formas de obtenerlo, que debemos distinguir el tipo de deuda que estamos contrayendo, si esta es fiscal, es de impuestos, de derechos municipales, hipotecaria, privada con instituciones financieras, previsión, con casas comerciales, de tarjeta de crédito, etc. Teniendo cada una sus reglas particulares, respecto a suscripción de los documentos, intereses, cláusulas de aceleración, penalidades, cobro judicial etc., por lo cual expondremos solamente respecto a los tipos de deudas más comunes entre el general de la ciudadanía.

 

1.1 Los títulos ejecutivos.

La ley no ha definido lo que es un título ejecutivo, por lo que la doctrina ha propuesto una definición, que es muy completa y que dice mucho de lo que es un título ejecutivo, la cual reza “Título ejecutivo es aquel documento que da cuenta de un derecho indubitable, al cual la ley atribuye la suficiencia necesaria para exigir el cumplimiento forzado de la obligación en él contenida”. Entonces la mayor ventaja de los títulos ejecutivos es que la ley le da la facultad a su titular para exigir el cumplimiento de la deuda contenida en el mismo, por medio de un juicio especial, breve y en el cual se le dan al acreedor facultades para solicitar el embargo de bienes, y el posterior remates de los mismos con el objeto de pagarse de su acreencia, significando lo anterior una gran diferencia con respecto a las deudas que no están contenidas en títulos ejecutivos, por cuanto estas para ser cobradas judicialmente deben tramitarse en un juicio ordinario de cobro de pesos, en el cual lo primero que se discutirá es en cuanto a la legitimidad del título, de los monto contenidos en él, de las condiciones acordadas, etc. Lo que entrampa todo el juicio, haciéndolo lento y más difícil.

 

1.2. ¿Cuáles son títulos ejecutivos?

La pauta para saber qué títulos son ejecutivos, y cuales no, nos la da el artículo 434 del Código de Procedimiento Civil, el cual señala los siguientes:

  1. Sentencia firme, bien sea definitiva o interlocutoria;
  2. Copia autorizada de escritura pública;
  3. Acta de avenimiento pasada ante tribunal competente y autorizada por un ministro de fe o por dos testigos de actuación;
  4. Instrumento privado, como pagarés, letras de cambio y cheques, siempre que cumplan determinadas condiciones.
  5. Confesión judicial.
  6. Cualesquiera títulos al portador, o nominativos, legítimamente emitidos, que representen obligaciones vencidas, y los cupones también vencidos de dichos títulos.
  7. Cualquiera otro título a que las leyes den fuerza ejecutiva. En este número caben todos los demás títulos ejecutivos que establecen leyes especiales, como por ejemplo la cuarta copia de la factura, de acuerdo con la ley 19.983, los certificados de deudas emitidos por el secretario municipal, respecto a derechos municipales, de acuerdo con el Decreto Ley 3.063 de 1979.

 

Todo el resto de los títulos, que no están contenidos dentro de este artículo, o que no están estatuidos por leyes especiales al efecto, no son títulos ejecutivos, y no gozan de los beneficios que ha establecido la ley para su cobro.

 

2. Tipos de documentación de deudas.

Entonces, existiendo tantas formas de documentar deudas u obligaciones, ahora la pregunta es, cuales son las ventajas y desventajas de cada una de estas, cuestión que analizaremos de acuerdo con las siguientes comparativas.

 

2.1. Factura versus Boleta de Honorarios versus Nota de cobro.

Lo primero que debemos señalar es que cada uno de estos documentos persigue fines distintos, pero que tienen una similitud que radica en que documentan un pago por un servicio prestado o un bien entregado (en el caso de la factura), así la factura es medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes, por medio de la cual se pueden efectuar los cobros ejecutivos respecto a servicios prestados o a mercadería entregada a nuestro cliente, lo importante es señalar que su cuarta copia tiene mérito ejecutivo.

Por otro lado, la boleta de honorarios también nos da un respaldo, pero en esta ocasión sirve de respaldo para servicios prestados por profesionales a otros contribuyentes, la cual da cuenta de los servicios prestados, el costo de estos, y el impuesto que se debe pagar por ellos, no tiene mérito ejecutivo, aunque tiene un procedimiento propio para su cobro.

Por último, respecto a la nota de cobro, debemos señalar que es una especie de factura, pero que no es emitida por el Servicio de Impuestos Internos, y que no documenta los impuestos que se deben pagar por los servicios prestados o la mercadería entregada, si no que únicamente documenta estas operaciones, no presente ninguna ventaja para su cobro, puesto que no existe un procedimiento especial al efecto.

 

2.2. Contrato ante notario versus contrato sin notariar.

Debemos hacer la prevención que cuando nos referimos a contrato ante notario, en realidad nos referimos a aquel contrato cuyas firmas se encuentran autorizadas ante notario, más no a los contratos celebrados por medio de escritura pública, así es que si comparamos la efectividad de un contrato con firmas autorizadas ante notario, contra uno que no tiene sus firmas autorizadas ante notario, la única ventaja que presentan el primero, se refiere a su valor probatorio en juicio, ya que, habiéndose tenida por autorizadas las firmas por un ministro de fe, se presumirán verdaderos los términos contenidos en el contrato.

 

2.3. Pagaré versus reconocimiento de deuda versus cheque.

Aquí hay que señalar que la mejor forma de documentar una obligación de dinero será el pagaré, especialmente por su calidad de título ejecutivo, y además por que en el podemos insertar diversas cláusulas que nos facilitaran su cobro, como por ejemplo la liberación de la obligación de protesto y la cláusula de aceleración.

Por el contrario, el reconocimiento de deuda no es una buena forma de documentar una obligación, por cuanto únicamente es un documento privado en el cual nuestro deudor reconocerá que tiene una obligación pendiente con nosotros, lo que es útil, pero que solamente podremos cobrar a través de un juicio ordinario de cobro de pesos, a menos que lo documentemos por escritura pública.

Por último el cheque siempre será una buena forma de documentar una obligación de dinero, por que luego de notificar su protesto, será un título ejecutivo perfecto, pero hay que tener en cuenta que de los títulos ejecutivos existentes es uno de los menos usados, por que todo el procedimiento para proceder a su cobro es mucho más engorroso en comparación al pagaré.

 

2.4. Orden de compra versus contrato de prestación de servicios o venta.

Una orden de compra o pedido de compra es un documento financiero que acredita una negociación entre proveedor (empresa) y cliente, así el cliente le ordena a su proveedor comprar cierto y determinados insumos, proveyendo los fondos para dicha compra, al momento de efectuarse la compra, la orden pasará a transformarse en una factura adquiriendo todas las ventajas que esta tiene y que mencionamos anteriormente.

Los contratos de prestación de servicios o de ventas, no tienen una mayor facilidad para obtener el pago de las obligaciones contenidas en ellos, a no ser que se suscriban por escritura pública.

 

2.5. El valor de la escritura pública

La escritura pública, como venimos diciendo es una de las mejores maneras de documentar obligaciones de todo tipo, esto por cuanto, en primer lugar constituye un título ejecutivo, el cual podrá servir de base para iniciar un juicio ejecutivo con todas las ventajas que esto supone, y por otro lado por su importante valor probatorio en juicio, esto, ya que las escrituras suponen plena prueba respecto a la fecha de su otorgamiento, respecto al hecho de haberse suscrito por las partes que en ella figuran, del hecho de haber sido otorgado ante ministro de fe, así como también de las declaraciones hechas en ella por los suscriptores de la misma.

 

2.6. Entrega con factura versus entrega con guía de despacho.

La guía de despacho es un documento tributario que se utiliza durante el traslado de mercaderías, y respalda la entrega efectiva de los productos hacia los clientes. Lo anterior hace que las guías de despacho estén directamente relacionadas a las facturas, puesto que a través de estas se puede acreditar la entrega de las mercaderías al cliente, para posteriormente proceder a emitir la factura por dicha entrega. Ahora la otra opción será entregar directamente con factura, pero en este caso no contaremos con el respaldo respecto a la entrega de los bienes que nos han comprado, suponiendo lo anterior una incertidumbre tanto para el proveedor como para el cliente.

 

2.7. Pros y contras generales

Lo que debemos decir en este punto, es que para documentar obligaciones con terceros siempre los más conveniente será que nos procuremos un título ejecutivo, que como pudimos ver variarán dependiendo del tipo de obligación que queramos documentar, así entre proveedor y cliente tendremos la factura, cuando se trata de contratos entre personas naturales tendremos la opción de la escritura pública, y si se trata de obligaciones de dinero, tendremos el pagaré, el cheque o incluso la letra de cambio.

 

3. ¿Qué hacer cuando no nos pagan?

Ante el incumplimiento de nuestros deudores, podemos tomar diversas actitudes las cuales implicarán un menor o mayor impacto en nuestra economía, y en nuestras relaciones con quien nos debe, así como también con todo el resto de nuestros posibles deudores, por lo tanto, el como vamos a actuar para cobrar nuestros créditos siempre será muy importante, y a esto apuntaremos en los siguientes párrafos.

 

3.1. Consideraciones antes de cobrar.

Previamente a cobrar algún crédito que tengamos a nuestro haber, siempre será importante tener en cuenta en qué título está documentado, y también que existen dos etapas de cobranza, la extra judicial y la judicial, que tienen sus particularidades propias, tanto en lo que respecta a su efectividad, así como en lo que tiene relación con los costos que implican, cosas que deberemos tener en consideración al momento de proceder con el cobro de nuestras acreencias.

 

3.2. La cobranza pre o extra judicial.

Antes de concurrir a tribunales con el objeto de que nos paguen, existen una serie de herramientas que nos ayudarán a tratar de obtener el pago, con gastos menores a los de un juicio, entre estos métodos podemos enumerar los siguientes:

  • Bloqueo de cuentas bancarias.
  • Dicom.
  • Cartas de cobranza extrajudicial.
  • Negociaciones de todo tipo.
  • Llamadas y correos electrónicos de cobranza.

Todos estos métodos apuntan a presionar al deudor para que pague, o para que acceda a entablar algún tipo de negociación con el acreedor, y así poder pactar un nuevo método de pago. Es importante destacar en este punto que toda clase de cartas, llamadas, o correos electrónicos de cobranza, no suponen que se haya iniciado un juicio en contra del deudor, y aquellos que aluden a supuestas acciones judiciales están expresamente prohibidos por la Ley de Derechos del Consumidor.

 

3.3. La cobranza judicial.

Primeramente, debemos señalar, que la para la cobranza judicial no existe un único procedimiento, ya que este dependerá del título en que se encuentre respaldada la deuda que intentamos presentar a cobro, y un segundo punto para tener en cuenta, es que la cobranza judicial supone los gastos propios de un juicio, como son la contratación de un abogado, gastos de notificaciones y de prueba testimonial, documentos, etc. Todo lo cual se debe tener muy en cuenta al momento de decidir si es económicamente viable proceder a la cobranza judicial, o si es mejor castigar la deuda.

Como se indicaba en el párrafo anterior, la cobranza judicial, puede seguirse por medio de un juicio ejecutivo, sumario u ordinario dependiendo del título que tengamos.

 

3.4. Cobranza judicial de factura, pagaré y cheques.

En esta oportunidad reiteramos que las facturas, los pagarés y los cheques, son títulos ejecutivos, y que por lo tanto su procedimiento, en general es precisamente el mismo, debiendo primeramente notificar el protesto del documento o notificar la factura, una vez hecho esto, ya podremos entablar la demanda en juicio ejecutivo, la cual una vez notificada al demandado, nos dará la facultad para embargar bienes de su propiedad. A su vez el demandado tendrá un plazo que parte desde los 4 días para ejercer sus defensas pudiendo fundamentarse únicamente en lo dispuesto en el artículo 464 del Código de Procedimiento Civil, si sus defensas son desechadas o si no interpone defensa alguna, se seguirá adelante con la ejecución rematando los bienes del deudor, y haciéndose pago el acreedor con lo que resulte de dicha subasta.

 

3.5. Cobro judicial de un contrato.

En este caso, si el contrato en cuestión se encontraba otorgado por escritura pública se aplicará la mismas reglas que a los pagarés, facturas y cheques, pero de lo contrario, deberemos presentarlo a cobro por medio de un juicio ordinario, el cual tiene una duración muy extensa, y en el cual por lo demás se podrán a entrar a debatir cuestiones de fondo del propio contrato entrampando enormemente la posibilidad de obtener un cobro rápido, más aún considerando que una vez dictada la sentencia, está recién se podrá presentar a cobro siguiendo las reglas del juicio ejecutivo.

 

3.6. Cobro de honorarios.

Para el cobro de honorarios, la ley ha dispuesto un procedimiento distinto al juicio ejecutivo, pero que igualmente goza de cierta rapidez, este el denominado juicio sumario, en el cual, una vez se ha entablado la demanda, y esta ha sido notificada al deudor, se cita a una audiencia dentro de 5 día hábil, en la cual el demandado podrá contestar la demanda, y el tribunal intentará promover la conciliación entre las partes, la cual al fallar, supone que se abrirá un término probatorio de 10 días para que las partes presenten en el juicio pruebas para apoyar sus alegaciones, plazo que una vez vencido dejar el juicio en estado de dictarse sentencia, la cual finalmente decidirá si procede que se paguen los honorarios discutidos en el.

 

4. Tabla de títulos y procedimientos.

 

Título

     Procedimiento

Pagaré y letra de cambio

     Ejecutivo.

Cheque

     Ejecutivo.

Factura

     Ejecutivo.

Escritura Pública

     Ejecutivo.

Boleta de honorarios

     Sumario.

Contrato (escritura privada)

     Ordinario.

 

5. Recomendaciones para respaldar deudas

Teniendo en cuenta todo lo que hemos señalado anteriormente, podemos decir que el pagaré es la mejor forma para documentar deudas a nuestro favor principalmente por la posibilidad de agregarle cláusulas que nos faciliten su cobro, que es finalmente a lo que siempre debemos apuntar respecto a nuestras acreencias, la rapidez en el cobro y los gastos de cobranza.

 

5.1. Títulos recomendados.

No esta demás decir, que siempre será lo más conveniente documentar los créditos que tengamos a nuestro favor, en algún título ejecutivo, si es que ya no tenemos alguno, como es el caso de las facturas, lo anterior puesto a que como ya se ha dejado en evidencia, estos títulos presentan facilidades y rapidez para su cobro.

Por otro lado, nunca será recomendable documentar deudas en contratos otorgados por escritura privada, puesto que lograr su cobro siempre será un proceso largo, y lleno de dificultades, que además es mucho más caro.

 

5.2. Documentar y acreditar firma.

Para la firma de documentos, debemos tener en cuenta que siempre nos convendrá tener las firmas autorizadas ante notario, lo cual, aclaración de por medio, no significa que haya que firmar el contrato ante notario, si no que se puede firmar en una hoja simple, para luego llevarlo ante notario, a quien le basta tener una fotocopia de carné de quienes suscriben, para dar por autorizadas las firmas que ahí constan.

 

5.3. Archivo de documentos.

De la mayor relevancia es tener todos los documentos en virtud de los cuales tengamos algún crédito, debidamente guardados, puesto que al momento de presentarlos al cobro judicial se precisará entregar el documento en original o en copia autorizada si se trata de una escritura pública.

 

5.4. La prescripción.

Otro de los temas con los que siempre debemos tener mucho cuidado respecto a nuestras acreencias, es la prescripción de las obligaciones o de las acciones que de ellas emanan, es decir, la extinción del derecho que tenemos para cobrar nuestras acreencias por el simple paso del tiempo, el cual variará dependiendo del tipo de deuda y documento, así por ejemplo los pagarés, los cheques y las letras de cambios, prescribirán en un año contado desde la fecha de su vencimiento, las acciones que emanan de una escritura pública en tres años, y en el caso de los contratos que no son celebrados por escritura pública, este plazo se extiende hasta 5 años.

 

5.5. Cláusulas recomendadas.

Existen 3 cláusulas que nos serán muy útiles, a pesar, de que debemos hacer hincapié en que las partes pueden pactar todo tipo de cláusulas, que se adapten a las circunstancias de hecho, que se puedan en dar en el caso particular, pero las que expondremos ahora, son las más usadas y útiles respecto a la cobranza de deudas:

  1. La cláusula de aceleración: A través de esta cláusula el acreedor de una obligación en cuotas, podrá “acelerar” la deuda, ante el incumplimiento de cualquiera de las cuotas, el acreedor tendrá derecho no solo a solicitar el cumplimiento de la cuota debida, si no que el total del saldo insoluto que quede de la deuda.
  2. La liberación del protesto: Esta cláusula se introduce especialmente en pagarés y letras de cambio, y a través de esta se evita el paso previo de tener que notificar el protesto del pagaré, pudiendo presentarlo directamente a su cobro judicial.
  3. Cláusula de intereses penales: Esta tiene por objeto, que, ante el retraso en el pago de las cuotas, se le sume a la cuota un interés, que normalmente es el interés máximo convencional (el más alto que permite la ley), lo que ejercerá una presión psicológica en el deudor para que se apresure en pagar la cuota morosa.

Por último, haremos mención de una última cláusula que es de utilización prácticamente universal, pero que no siempre es necesaria, que es la cláusula compromisoria, cuya función es fijar la competencia de determinados tribunales para conocer de los conflictos judiciales que se puedan originar respecto de la ejecución del contrato en cuestión.

 

6. Castigo de deudas.

Puede suceder que algunas de nuestras acreencias sean tan difíciles de cobrar, que no nos convengan su cobro, o que por nuestro descuidos, ya no sean cobrables por haber transcurrido su plazo de prescripción, razón por la cual la ley tributaria le ha dado un beneficio al acreedor que cae en estas situaciones, el cual se encuentra contenido en el artículo 31 inciso tercero N° 4 de la Ley de la Renta, el cual consiste básicamente en que el acreedor contribuyente podrá “castigar” un crédito durante el año tributario, declarándose incobrable, siempre que este crédito se haya contabilizado debidamente y que se hayan agotado los medios para su cobro, pudiendo deducir como gasto al momento de proceder al cálculo de su impuesto a la renta.

 

7. Contrato de empresas de cobranza.

Lo primero que debemos tener en cuenta al momento de decidir contratar o no contratar una empresa de cobranza es la cantidad de créditos que tenemos a nuestro haber, si nuestra cartera de créditos es más bien reducida, es mejor contratar un estudio de abogados que se encargue de la cobranza de nuestras acreencias, esto por cuanto la empresa de cobranza nos cobrará un arancel, y hay que tener en cuenta el porcentaje de recuperación que podemos tener.

Otro punto importante es poder conocer la efectividad de la empresa de cobranza con la cual contratemos, si lleva una debida tramitación de los juicios, si no ejerce métodos de hostigación ilegal a los clientes, etc.

Por último, también habrá que tener en consideración las comunicaciones que tendremos con nuestra empresa de cobranza, así como también la experiencia comprobable que esta tenga en su área.

 

8. ¿Cómo retomar relaciones comerciales después de una cobranza?

Si bien no existen fórmulas perfectas que nos permitan restablecer relaciones con nuestros clientes, lo más importante es reafirmar la confianza, logrando que nuestro antiguo deudor entienda que la situaciones relacionadas a la cobranza, son puntos apartes en una relación comercial, que a fin de cuentas trae beneficios a ambas partes, y que en base a eso, siempre podrán existir nuevas oportunidades para poder negociar nuevos proyectos, por esto es que hay una etapa inicial de la cobranza, en la cual debemos tener cuidado de amedrentar excesivamente a nuestros deudores, y también mostrar que estamos dispuestos a negociar y encontrar soluciones convenientes para ambas partes, ya que a través de esta clase de actitudes se puede lograr una fuerte relación comercial, que traspasa más allá de puntuales situaciones de incumplimiento.